Уничтожение документов и утилизация архива

Какие документы нужно уничтожать

В процессе деятельности любого предприятия образуется большое количество бумажной документации — бухгалтерской, распорядительной, кадровой и другой. При этом у каждого бумажного документа есть срок обязательного хранения.

Налоговые декларации, договоры, документы кадрового делопроизводства, доверенности и другие аналогичные бумаги должны храниться на предприятии не менее 5 лет. По истечении срока обязательного хранения от архивных документов можно избавляться. При этом утилизация архива должна проводиться с соблюдением установленного порядка, нельзя просто взять и выбросить старые документы в мусорный контейнер. Это касается любых документов — счетов, актов, приказов, распоряжений и других финансовых и административно-хозяйственных бумаг. Архив необходимо уничтожить физически, чтобы содержащаяся в документах информация не попала в руки третьих лиц.

Компания MAK Group принимает на утилизацию с дальнейшей переработкой во вторсырье документы разного назначения:

• секретные
• бухгалтерские (первичная, налоговые декларации и т.д.)
• кадровые (приказы, должностные инструкции, правила, расписания и т.п.)
• управленческие (распоряжения, штатные расписания, соглашения и т.п.)
• архивные

Принимаем на утилизацию бумажные архивы бухгалтерских, кадровых, распорядительных документов, локальных актов и прочих бумаг с истекшим сроком обязательного хранения весом от 200 кг.

Процесс уничтожения документов — доступные способы

Уничтожение архивных документов с истекшими сроками обязательного хранения выполняется разными способами, самыми надежными являются:

• Термическая утилизация (сжигание) — полное физическое уничтожение архива в промышленных печах. Термический способ ликвидации используется редко, поскольку не отличается экологичностью и приводит к потере ценного вторсырья, которое можно и нужно вернуть в оборот. Если необходимо уничтожить небумажные носители информации (диски, карты, кассеты, дискеты и т.п.), то сжигание станет наиболее эффективным способом утилизации.
• Обработка реагентами ("варка") — бумага с применением химических реагентов распускается на волокна целлюлозы. Этот метод надежный, но при этом очень трудоемкий. "Варка" больше подходит для уничтожения архивов в промышленных объемах.
• Шредирование — глубокое измельчение и перемешивание фрагментов до состояния, непригодного для использования в качестве источника информации. Шредирование (измельчение) является наиболее распространенным, доступным и универсальным методом уничтожения архивов любого объема. Этот способ требует минимальных финансовых затрат, отвечает стандартам экологической безопасности и делает невозможным восстановление документов. Полученные в процессе утилизации бумажные обрезки являются вторсырьем для производства новой бумажной продукции. Результат утилизации данным способом соответствует высокому уровню секретности по европейским стандартам.

Почему уничтожение документов лучше доверить профессионалам

Наличие подготовленной материально-технической базы позволяет максимально оперативно уничтожать даже самые внушительные объемы архивной документации. Вам не придется вкладывать средства в закупку дорогостоящего оборудования, не нужно выделять отдельное помещение под промышленный шредер.

Компания MAK Group берет на себя организацию погрузки и вывоза архива, поэтому Вам не придется отвлекать сотрудников от основной работы. Многие организации из Москвы и Подмосковья для решения вопроса утилизации предпочитают обращаться к нам, поскольку это быстро, выгодно и удобно.

Услуги по уничтожению документов позволяют решить следующие задачи:

• Провести процедуру уничтожения документов по всем правилам
• Освободить ценные квадратные метры офисных площадей от ненужного хлама
• Избежать штрафов за ненадлежащее обращение с документами
• Физически ликвидировать документы, содержащие секретную информацию, без риска утечки данных

Акт об уничтожении документов

Процедура уничтожения документов требует соблюдения определенного порядка. Для этого создается экспертная комиссия из числа ответственных сотрудников организации. Члены комиссии проводят оценку ценности бумаг, выявляют документы, срок обязательного хранения которых истек. Далее составляется опись подлежащих утилизации документов.

Если для ликвидации архива выбран метод шредирования, документы готовят к утилизации — освобождают от скрепок, папок и других небумажных предметов.

Затем архивная документация отправляется на перерабатывающее предприятие, где макулатуру принимают по описи и уничтожают в присутствии представителя заказчика. После физической ликвидации документации составляют соответствующий акт.

Акт об уничтожении документов составляется в свободной форме, главное, чтобы в нем были отражены следующие сведения:

• Перечень подлежащих уничтожению бумаг (опись документов)
• Порядок и способ уничтожения, использованное оборудование и уровень секретности
• Ответственный исполнитель
• Общий вес принятого на уничтожение архива и т.д.

Обратите внимание! Все акты об уничтожении документов и описи подлежат бессрочному хранению в организации.

Нужно в короткие сроки избавиться от архивной или секретной документации в Москве или Подмосковье? Оставьте заявку на сайте или по телефону +7 (903)136-49-47, остальное мы возьмем на себя.

Преимущества уничтожения документов в компании MAK Group

• Работаем официально, оформляем Акт в соответствии с требованиями законодательства
• Занимаемся уничтожением документов более 15 лет
• В распоряжении MAK Group — производственно-заготовительная площадка в Москве
• Располагаем грузовым транспортом и штатом грузчиков
• Уничтожаем документы конфиденциально на закрытой охраняемой территории
• Работаем ответственно, возможно личное присутствие заказчика при утилизации

Дополнительно оказываем услуги по погрузке и доставке архивов с истекшим сроком хранения на утилизацию. Цены на транспортные услуги в Москве зависят от удаленности объекта от пункта переработки и грузоподъемности автомобиля. Вы можете доставить подлежащий утилизации архив до нас собственным транспортом или воспользоваться услугой вывоза.