Особенности утилизации
В нашей компании используется несколько способов для уничтожения конфиденциальных записей:
- Сжигание. Наиболее надежный вариант избавиться от документов. Процесс организован при высокой температуре в оборудованных крематориях или печах, что обеспечивает абсолютное уничтожение.
- Шредирование. Операция осуществляется механически, предназначено для измельчения бумаги на мельчайшие кусочки.
Агрегаты могут быть любых уровней безопасности, от повышенного до стандартного. Чтобы уничтожать документы из категории секретных, установлено оборудование с повышенной безопасностью, измельчающее на мельчайшие кусочки.
Требования к уничтожению секретных бумаг
Бумаги повышенной важности подлежат утилизации только по результатам завершения специальной экспертизы, которая удостоверит категорию ценности, подтвердит необходимость ликвидации. Обычно уничтожается документация с истекшим сроком хранения в архиве.
Бумаги, подготовленные к утилизации, складывают в специализированный контейнер, опечатывают. После этого вскрытие емкости происходит в присутствии профильной комиссии при уничтожении документации, а все, что есть в контейнере, сверяют с перечнем, который был составлен при ревизии.
Уничтожение документов обязательно сопровождается надзором со стороны представителей экспертной комиссии. Утилизация бумаг с пометкой «Секретно» проводится посредством шредирования. Шредер режет перекрестным способом, результатом чего будет образование мелкой бумажной взвести, из которой невозможно воссоздать целостную картину или какой-то небольшой кусок текста.
Оборудование для утилизации
Шредер – это наиболее распространенный агрегат для утилизации. Выпускается различных видов:
- Персональный. С его помощью уничтожают одиночные бумаги, листы, может устанавливаться дома или в рабочем кабинете.
- Офисный. Предназначен для пользования всеми работниками компании, имеет повышенную производительность, надежность. Оборудование уничтожает даже листы со скобами из стали, пластиковыми элементами.
- Архивный. Устанавливается в офисах крупных организаций, является наиболее мощным в этом классе. Обладает повышенной надежностью, способен уничтожать большое количество материалов, которые используются при составлении документов: пластик, плотные материалы, металл и прочие.
- Промышленный. Используется для уничтожения бумаг и их переработки в огромных объемах, массового уничтожения отходов из бумаги и офисного мусора. Устанавливается в компаниях, профилем деятельности которых является уничтожение.
Шредеры условно делятся на категории и по иным критериям:
- Степени секретности. Первый уровень – общедоступные бумаги, которые разрезаются на полосы 12 мм шириной. Второй – служебные бумаги, режутся на полосы по 6 мм. Третий – документы особой важности, делятся на полосы не более 2 мм, иногда режутся поперечно. Четвертый – бумаги с секретными и закрытыми данными, режутся на куски 2х15 мм. Пятый – бумаги повышенной секретности, режутся на куски 0,8х13 мм.
- Виду резки. Для 1-3 степеней секретности только продольная резка, для 4-5 – поперечная.
Цена шредеров устанавливается соответственно производительности и иным параметрам.
Порядок уничтожения
Утилизация архивной и отработанной документации в офисах проводится соответственно действующим нормативам по этапам:
- Подготовка. На этом шаге задача собственника - определить формальную ценность бумаг, проведя экспертизу, отделить листы с завершенным сроком хранения от всего объема хранения. Комиссия экспертов составляет повестку дня в ходе заседания, после чего закрепляют все решения в протоколе.
- Формирование акта ликвидации, проставление подписи руководителя компании. В нем прописывается полная информация о документах. Экспертная группа обязательно должна отметить подтверждение будущей утилизации.
- Допуск для утилизации нужно получить от соответствующих госорганов с демонстрацией результата экспертизы, акта.
- Сама утилизация. Документы передаются в фирму MAK Group, которая уполномочена это делать. Обязательно оформляется накладная и акт по завершению утилизации.
Важно помнить, что можно уничтожать только документы временного хранения после того, как пройдет установленный срок хранения – пять или десять лет. В эту категорию входят, например, приказы о командировках, отпусках, акты приемки-передачи работ, путевые листы, договоры со сторонними организациям, документы бухгалтерского и налогового учета.
Профильные услуги
Пользоваться услугами сторонних организаций выгодно для компаний, которые не ведут объемный документооборот, что делает экономически невыгодным покупку в офис шредера. Либо в случае накопления большого объема документации, уничтожать ее в офисных шредерах нецелесообразно.
Секретную документацию перевозят в безопасное помещение, оборудованное особым образом, где будет проводиться утилизация. Когда это завершится, клиенту будет представлено подтверждение выполненной работы в формате акта или сертификата определенного формата.
Компания MAK Group дает гарантии абсолютной безопасности и конфиденциальности данных, которые содержатся в бумагах, подлежащих утилизации. Процесс реализован соответственно стандартам безопасности и нормам законодательства.
