Сколько нужно хранить документы в организации
Для каждого бумажного документа установлен свой срок обязательного хранения в организации.
Месячные отчеты о выполнении планов ФХД организации следует хранить не менее 12 месяцев. Налоговые декларации, договоры, документы кадрового делопроизводства, доверенности и другие аналогичные бумаги должны храниться на предприятии не менее 5 лет.
Акты, справки и другие документы о недостачах, присвоениях и растратах денежных средств должны храниться в организации не менее 10 лет после возмещения ущерба. Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность хранится все время существования предприятия.
В соответствии с рекомендациями Министерства финансов Российской Федерации, архивную документацию следует хранить в закрытых шкафах или специально оборудованной для этого комнате.
С полным Перечнем типовых управленческих архивных документов и сроками их обязательного хранения можно ознакомиться на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) — archives.gov.ru.
Обратите внимание: Срок хранения бухгалтерских, управленческих и других документов в организации может быть продлен, но сокращать время обязательного хранения нельзя. Если организация участвует в судебных спорах или имеет претензии со стороны контрагентов, то документы, имеющие отношение к разбирательству, нельзя уничтожать до полного разрешения разногласий. Напомним, срок исковой давности в гражданском процессе в общих случаях составляет 3 года — это следует учесть при составлении списка документов на уничтожение.
Правила текущего хранения документов в организации
Документы, находящиеся в работе, а также бумаги, срок обязательного хранения которых не превышает 10 лет, хранят в компании без каких-либо жестких требований. Папки с документами можно держать на полках, стеллажах, в сейфах и т.д. Никто не накажет бухгалтера, делопроизводителя или юриста, что документы разложены не в хронологическом порядке — самое главное, чтобы документы физически находились в организации и по первому требованию контролирующего органа были предоставлены. Сотрудники, у которых на текущем хранении находятся рабочие документы, отвечают за сохранность документов, они должны обеспечить защиту бумажных носителей от негативного воздействия света и пыли.
К документом с большим сроком обязательного хранения (более 10 лет) применяются правила архивного хранения. Перед передачей в архив такие документы складывают в хронологическом порядке, составляют опись. Доступ к архиву должен быть только у ограниченного круга лиц, чтобы исключить утечку коммерческой тайны или персональных данных.
Ответственность за нарушение правил хранения документов
При утилизации любой документации необходимо соблюдать правила обращения с документами, содержащими конфиденциальную информацию, личные и другие секретные сведения.
На этот счет в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях есть специальная Статья 13.25 — "Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах".
Для юридических лиц штраф по данной статье КоАП РФ может достигать 300 тысяч рублей. На практике ответственность для руководства организации может наступить, если, например, по запросу контролирующего органа ответственные лица не смогут предъявить тот или иной документ, сославшись на его утрату или уничтожение. Именно поэтому не нужно уничтожать документы без разбора.
Экспертиза ценности документов
Сразу определить, какие папки с документами подлежат уничтожению, а какие нужно еще какое-то время подержать в архиве, не получится. Поскольку разные документы имеют разные сроки обязательного хранения, необходимо провести экспертизу ценности каждого бумажного документа. Вполне возможно, что какие-то из бумаг могут представлять научную или историческую ценность. Экспертиза ценности документов, которую проводит экспертная комиссия из числа сотрудников организации, призвана исключить подобные ошибки.
В состав экспертной комиссии (ЭК) для ликвидации документации обычно включают начальника отдела кадров, руководителей профильных отделов, юриста и главного бухгалтера. В такую комиссию также могут входить делопроизводитель и другие компетентные специалисты, способные объективно оценить важность тех или иных архивных документов. Всего в ЭК должно войти не менее 3 сотрудников.
По результатам проведенной экспертизы выделяются архивы, подлежащие уничтожению, и документы для дальнейшего хранения. В рамках экспертной оценки оформляются архивные описи и акт о выделении архивных документов к уничтожению.
Акт об уничтожении документов — как составить
Все происходящие в организации хозяйственные операции, а уничтожение архивной документации тоже является таковой, должны быть задокументированы. По факту физического уничтожения бумажного архива составляется особый документ — Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения. Акт составляется в соответствии с формой, которая может быть утверждена учетной политикой или внутренним распоряжением руководителя организации.
В первой части Акта обычно приводится перечень подлежащих уничтожению документов, во второй описывается порядок и способ уничтожения.
Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации, который принимает решение о созыве экспертной комиссии и несет ответственность за всю процедуру уничтожения.
Перечень подлежащих утилизации документов обычно формируется в виде таблицы. Если документы на уничтожение были внесены в описи, то в акте достаточно указать номер такой описи.
В Акте обязательно указывают, каким способом были уничтожены архивные документы с истекшими сроками хранения.
Если уничтожением документов занимается подрядная организация, в акте указывается общий вес макулатуры, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга по ликвидации архива. В акте обязательно должны присутствовать подписи всех членов ЭК. Все акты об уничтожении документов и описи подлежат бессрочному хранению в организации.
Способы уничтожения документов с истекшими сроками хранения
В российском законодательстве не предусмотрен какой-то конкретный набор способов уничтожения документов с истекшими сроками обязательного хранения. Это означает, что можно выбрать любой доступный способ. Самое главное — содержащаяся в документах конфиденциальная информация и личные данные не должны попасть в руки третьих лиц.
Утилизация бумажных архивов в Москве и других городах России сегодня выполняется разными способами, самыми надежными и эффективными из них являются:
Сжигание в промышленных печах (термический способ уничтожения документов) — полное и безвозвратное физическое уничтожение бумажных носителей. Термическое уничтожение сегодня используется крайне редко, поскольку данный способ утилизации не отличается экологичностью и считается устаревшим. Сжигание офисной бумаги приводит к потере ценного вторсырья — макулатуры высокого класса.
К недостаткам термического способа можно отнести запрет на разведение костров в населенных пунктах — сжигать документы можно только в специально оборудованном месте. Также стоит отметить, что сжигание большого количества макулатуры в плотных стопках потребует времени. Плотные пачки документов прогорают не полностью, поэтому необходимо постоянно перемешивать угли.
Обратите внимание: Путем сжигания ликвидируют не только бумажные носители, но и диски, дискеты, кассеты и другие носители информации.
Для термической утилизации документов используют специальные высокотемпературные печи, поэтому процесс не занимает много времени. Несмотря на высокую надежность способа, от такого вида уничтожения документов постепенно отказываются из-за вредного воздействия на окружающую среду.
Химическая утилизация (обработка реагентами) — эффективный, но дорогостоящий метод ликвидации бумажного архива. Химическая утилизация приводит к размягчению бумаги под действием жидкого реагента и превращению ее в целлюлозную массу. Под воздействием агрессивной жидкости бумага буквально варится, поэтому восстановить данные будет невозможно. Этот способ больше подходит для уничтожения секретных архивов.
Шредирование — наиболее цивилизованный способ уничтожения архивной документации. В специальном устройстве (шредере) происходит глубокое измельчение и перемешивание бумажных фрагментов. Результат уничтожения документов шредированием соответствует высокому уровню секретности по европейским стандартам.
Существуют и более оригинальные способы уничтожения документов. Например, закапывание. Оно не требует дополнительных вложений, но при этом характеризуется низкой конфиденциальностью — злоумышленники могут выявить место "захоронения" архивной документации и узнать конфиденциальные сведения.
Почему шредирование считается самым эффективным способом утилизации документов
Шредирование считается наиболее эффективным способом утилизации документов по нескольким причинам:
- Надежно. Данный метод обеспечивает полную конфиденциальность персональных данных и другой информации, содержащейся в документах. При уничтожении документа путем шредирования, его содержимое становится нечитаемым, что предотвращает возможность его использования злоумышленниками или конкурентами.
- Выгодно. Шредирование является экономически выгодным способом утилизации документов, ведь полученные в процессе утилизации бумажные обрезки являются вторсырьем для производства новой бумажной продукции. Этот процесс требует минимального количества ресурсов и затрат на транспортировку, хранение и утилизацию отходов.
- Оперативно. Весь процесс может быть выполнен в течение нескольких минут, что делает шредирование документов идеальным способом для организаций, которым необходимо быстро избавиться от устаревших или конфиденциальных документов.
Если объем документов небольшой, решить проблему утилизации поможет обычный офисный шредер. Этот небольшой и относительно недорогой прибор может стать отличным помощником для самостоятельного уничтожения устаревшей документации. Сегодня компактные шредеры продаются во многих магазинах электроники по вполне доступным ценам.
Что означает уровень секретности шредера
Если организация выполняет уничтожение документов с истекшими сроками хранения своими силами, руководитель вправе выбрать наиболее надежный способ утилизации, исключающий вероятность восстановления документов. Чаще всего таким способом становится измельчение с помощью автоматического шредирования.
Офисные и промышленные уничтожители (измельчители) документов отличаются не только производительностью, но и уровнем секретности. Различают 7 уровней секретности шредеров для уничтожения документов (по европейскому стандарту DIN 66399).
Уровень секретности шредера — это показатель того, насколько эффективно устройство может уничтожать документы. Чем выше уровень секретности, тем меньше вероятность восстановления данных.
Этот показатель определяется размером частиц, на которые шредер может разрезать бумагу. Чем меньше частицы, тем сложнее восстановить информацию. Шредеры с более высоким уровнем секретности обычно имеют более мощные ножи и более мелкие ячейки для измельчения бумаги. Это позволяет получить более мелкие фрагменты, которые невозможно соединить вместе для прочтения.
Предприятия, которые оказывают услуги по уничтожению бумажных документов (например, MAK Group), в своей работе используют промышленные шредеры. Такое оборудование способно утилизировать до 3000 кг бумажной документации за час. Бумажные фрагменты после работы промышленного измельчителя прессуются и отправляются на дальнейшую переработку на целлюлозные комбинаты. В Москве и других крупных городах можно найти компании, которые бесплатно принимают небольшие объемы в переработку. Некоторые организации готовы сами заплатить заказчику услуги за большие партии предоставленных на утилизацию документов.
Есть на рынке и более мелкие компании, которые предлагают организациям и индивидуальным предпринимателям услугу мобильного шредера. В данном случае сотрудник компании-утилизатора по заявке выезжает к заказчику с мобильным оборудованием и уничтожает бумажную документацию непосредственно на месте в присутствии заказчика. Эта услуга актуальна для тех компаний, которые по каким-то причинам (например, отсутствие места) не могут обзавестись собственным шредером.
Кому доверить уничтожение документов в Москве
Если необходимо быстро и эффективно уничтожить большой архив документов, можно воспользоваться услугами специализированной компании. Законом не запрещено передавать утратившие ценность документы сторонней организации для их утилизации. Основное требование — документация должна быть уничтожена в физическом смысле, чтобы данные невозможно было восстановить. Сама процедура физической ликвидации архива не прописана ни в законах, ни в других нормативно-правовых актах.
Проблему утилизации документов в Москве помогает решить компания MAK Group. Специалисты профильного отдела хорошо знают действующее архивное законодательство, имеют опыт проведения экспертизы ценности документов. Доверив уничтожение архивов специалистам, Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация из документов не окажется в руках злоумышленников. При ликвидации документов возможно присутствие представителя компании. Уничтожение документов происходит на закрытой охраняемой территории с применением профессионального промышленного шредера высокого уровня секретности. По факту ликвидации составляется соответствующий акт. Цены на услуги по утилизации документов адекватные.
Дополнительно компания MAK Group оказывает услуги по погрузке и доставке документов с истекшими сроками обязательного хранения на утилизацию. Цены на транспортные услуги в Москве зависят от района города и грузоподъемности автомобиля.
Заключение
Согласно российскому законодательству, уничтожение документов с истекшими сроками обязательного хранения — это лишь право, а не обязанность организации. Но если вы решили избавиться от документов, не представляющих какой-либо ценности, следует сделать все грамотно. Самое главное — содержащаяся в документах конфиденциальная информация и персональные данные не должны попасть в руки третьих лиц.
Уничтожить документы с истекшими сроками хранения можно своими силами или с помощью специализированной компании, которая утилизирует документы по договору.
Сама процедура утилизации должна быть документально подтверждена соответствующими актами и описями. В противном случае есть вероятность того, что уничтоженные документы могут быть запрошены контролирующими органами. Если подтвердить отсутствие запрашиваемых бумаг будет нечем, то избежать крупного штрафа вряд ли удастся.
Современное оборудование позволяет выполнить процедуру уничтожения бумажных документов оперативно и с гарантированным результатом. Если у вас нет возможности приобрести в офис шредер, воспользуйтесь услугами конфиденциального уничтожения документов — их в Москве предлагают несколько компаний, например, MAK Group.
Вся процедура утилизации архива проходит с соблюдением правил и норм, регулирующих порядок уничтожения конфиденциальной информации.
