Просто уничтожить важные бумаги не получится — необходимо выполнить процедуру, регламент которой описан в соответствующем законодательном акте. Некоторые компании берутся выполнять заказы под ключ, но стоимость услуг может быть внушительной. Уничтожение бумаг по одному вопросу, сгруппированных в папку, обойдется от 35 рублей за одно дело. Если обращение к сторонним исполнителям не предусмотрено бюджетом, можно уничтожить документы самостоятельно.
Этапы уничтожения документов
Для соблюдения всех юридических тонкостей и отсутствия проблем следуйте алгоритму уничтожения бумаг, представленному далее:
- Установите ценность документов.Сделать это можно с помощью номенклатуры дел, в которой указаны сроки хранения всех типов документов. Номенклатура составляется в соответствии с типом бумаг, используемых на предприятии, и учитывает нормативные требования к срокам хранения бумажных носителей информации. Создание номенклатур обязательно для государственных учреждений, но и для других компаний оно не будет лишним. По законодательству, увеличивать сроки хранения документов не запрещено, однако их уменьшение может попадать под соответствующую статью. Согласно номенклатуре выделите бумаги, которые можно уничтожить в связи с истечением срока хранения.
- Акт о выделении дел к уничтожению — это официальный документ, констатирующий определенную выборку бумаг, которые следует уничтожить. Перед составлением акта следует внимательно, по листам пересмотреть подготовленные к утилизации документы. В акт о выделении дел к уничтожению заносится информация с обложек дел. Если какой-то информации не хватает, ее следует получить любым доступным способом. Составители акта подписываются в нем и ручаются, что выборка документов проведена грамотно, все бумаги проверены и подлежат уничтожению. Составление акта и его подпись осуществляются на экспертной комиссии. Обращаем внимание, что в составе комиссии должны быть сотрудники, которые числятся в штате на момент проведения процедуры. Акт, как юридический документ, подтверждает, что дела выделены для уничтожения.
- Физическое уничтожение документации — завершающий этап утилизации дел с истекшим сроком хранения. Выполнить эту услугу могут разнообразные компании. При обращении к ним уничтожение следует оформить юридически. Составляется акт приемки документов для утилизации, фиксируются дата передачи, вес и количество бумаг. После составления и подписания всех необходимых документов выполняются погрузка и транспортировка документов до места, где будет осуществлена утилизация.
Способы утилизации важных документов: сжигание
Сжигание важных документов — давний и проверенный способ ликвидации ценных бумаг. Он подходит для уничтожения информации любого типа, в том числе конфиденциальной.
Документы для сжигания чаще всего сортируются в бумажные крафт-пакеты. Это оптимальный вид тары, подлежащей сожжению, так как он горит наравне с документами и не выделяет вредных веществ. Кроме того, бумажные пакеты удобны при транспортировке и сортировке. Есть изделия повышенной прочности с трехслойной структурой, позволяющей выдерживать существенные нагрузки.
Несмотря на то что бумажные архивы традиционно принято утилизировать в бумажных пакетах и процедура выглядит несложной, мы не рекомендуем сжигать документы самостоятельно. Скорее всего, это привлечет внимание различных служб и инстанций. Более того самостоятельный розжиг может быть опасен для здоровья и жизни. Лучше обратиться в специализированные компании, которые качественно сожгут необходимые документы и представят все документы на выполнение этой процедуры.
Таким способом ликвидируют не только бумажные документы, но и видеокассеты, диски, дискеты и другие носители информации. Сжигание осуществляется в специальных высокотемпературных печах, после него не остается никаких фрагментов предметов. Постепенно от такого вида уничтожения документов и других носителей информации отказываются из-за вредного воздействия на окружающую среду. Способствует этому и стремительный переход на электронный документооборот.
Шредер — удобный и компактный бумагоуничтожитель
Другим популярным и менее вредным для окружающей среды способом ликвидации документов является шредирование — вся поступающая в лоток шредера бумага разрезается на мелкие кусочки. Для офисов и небольших предприятий шредер может стать идеальным способом самостоятельного уничтожения ненужной документации, потому что компактные шредеры продаются во многих магазинах электроники по вполне доступным ценам. Это оборудование идеально подойдет для уничтожения документов в небольшом объеме.
Предприятия, которые специализируются на уничтожении бумаг, (например, MAK Group ) приобретают промышленные шредеры, они существенно габаритнее и дороже. Такое оборудование может перерабатывать около трех тонн документации в час. Бумажные отходы после работы шредера прессуются и отправляются на дальнейшую переработку. Можно найти компании, которые примут небольшие объемы в переработку бесплатно, а за большие тиражи даже доплатят поставщику. Связана такая щедрость с тем, что они отдают полученное сырье на вторичную переработку и получают за него прибыль. К основным преимуществам промышленного уничтожения документов с истекшим сроком хранения относится невозможность восстановления бумаг, экологичность, невысокая стоимость, а также быстрота выполнения.
В зависимости от степени обработки бумаг, шредеры делятся на несколько типов:
- бумага режется на куски шириной 12 мм — подходит для уничтожения общей документации;
- измельчение бумаги на полосы шириной 6 мм — для служебных документов;
- обработка бумаг на полосы шириной 2 мм — возможна поперечная обработка, подходит для серьезных документов;
- бумаги с секретной и закрытой информацией — режутся вдоль и поперек на полосы 2 и 15 мм соответственно;
- сверхсекретные документы — могут быть измельчены на кусочки 0,8 мм вдоль и 13 мм — поперек.
Химическая обработка
Химическая обработка документов после шредирования позволяет гарантированно уничтожить секретную информацию. Материалы обрабатываются специальным составом, которые навсегда удаляют записи.
Этот способ уничтожения документов является довольно дорогим и подходит для секретных бумаг. Чаще всего он используется для работы с документами, представляющими особую ценность. Из-за затратности обращаются к методике крупные или государственные компании.
Другие способы уничтожения документов
Существуют и менее популярные и надежные способы уничтожения документов. Например, закапывание. Оно не требует дополнительных вложений, но при этом характеризуется низкой конфиденциальностью — злоумышленники могут обнаружить место закапывания и узнать сведения, подлежащие ликвидации. Еще менее распространены методы промышленного прессования и последующего их утопления.
Некоторые компании предлагают услугу мобильного шредера, заключающуюся в том, что сотрудник компании приезжают к заказчику с мобильным оборудованием и уничтожают документ непосредственно на месте. Эта услугу актуальна для тех компаний, которые утилизируют документы с какой-то периодичностью, но собственный шредер не окупает затрат.
Акт о физическом уничтожении документов
После того как вы тем или иным способом ликвидировали документы, описанные в акте о выделении дел к утилизации, следует составить другой документ, который будет подтверждать проведенную операцию. Если вы обращались в какую-то организацию, акт об уничтожении предоставят сотрудники. Многие компании также предоставляют возможность сделать фото или видео процесса избавления от документов.
Стоит отметить, что компании, предлагающие услуги утилизации документов, гарантируют полную анонимность и конфиденциальность сведений. Обратите внимание, чтобы в акте об утилизации все графы были заполнены корректно. Это позволит избежать проблем при проверках документации.
Согласно законодательству Российской Федерации, уничтожение документов не является обязанностью, а выполняется по желанию. Но если вы решили избавиться от документов, срок хранения которых истек, следует сделать все грамотно. Современные технологии, оборудование и специальные тары для фасовки документов для ликвидации позволяют выполнить эту процедуру оперативно и с гарантированным результатом.
Обращаем внимание, что некоторая информация может быть утилизирована после получения разрешения. Перед началом работ по уничтожению документов ознакомьтесь с действующим законодательством. Помните: грамотное избавление от ненужных документов позволяет не только освободить место на предприятии, но и сохранить экологию планеты.
