Уничтожение архива документов

У каждого документа есть срок обязательного хранения, по истечении которого от бумажного носителя можно избавляться. При этом нельзя просто так выкинуть ненужную документацию в мусорный контейнер — необходимо уничтожить бумаги физически, чтобы содержащаяся в документах коммерческая информация и персональные данные не попали в руки третьих лиц.

Уничтожить бумажные документы с истекшими сроками хранения можно самостоятельно или с помощью специализированной компании, которая утилизирует архивную документацию по договору. Закон допускает передачу бумажных документов для утилизации сторонней организации. Самое главное при этом — чтобы документы были уничтожены в физическом смысле, чтобы исключить утечку данных.

Конфиденциальное уничтожение архивной документации

Весь комплекс услуг по утилизации документов в Москве оказывает компания MAK Group. Наши сотрудники отлично знают действующее архивное законодательство, подходят к вопросу уничтожения документов максимально ответственно. Предлагаем наиболее экологичное решение проблемы конфиденциального уничтожения документов — измельчение документов на современном промышленном шредере.

Уничтожение документов на шредере высокого уровня секретности по европейскому стандарту DIN 66399 позволяет обеспечить сохранность конфиденциальной информации и гарантировать соблюдение международных и государственных экологических стандартов. Доверив уничтожение архивов специалистам MAK Group, Вы можете быть уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация не попадет в руки злоумышленников.

Уничтожение архивных документов происходит на закрытой охраняемой территории, возможно присутствие представителя заказчика. По факту ликвидации составляется соответствующий акт.

Также оказываем услуги по погрузке и доставке документов с истекшими сроками обязательного хранения на утилизацию. Если объем архива большой, мы можем взять вопрос транспортировки на себя.

Способы уничтожения архивной документации

Сама процедура уничтожения архива в законах или нормативно-правовых актах не прописана. Это означает, что можно выбрать любой их доступных способов:

• Термический, т.е. сжигание в промышленных печах. Данный способ утилизации архива гарантирует полное физическое уничтожение бумажных носителей без малейшей возможности восстановления. Стоит отметить, что сжигание сегодня используется все реже, поскольку данный способ уничтожения бумажных документов не отличается экологичностью. Существенный недостаток термического уничтожения — потеря ценного вторсырья, ведь офисная бумага является макулатурой самого высокого класса.
• Химическая "варка" бумаги (уничтожение при помощи реагентов) — эффективный, но дорогой и трудоемкий способ уничтожения бумажного архива. Агрессивные химические вещества разрушают их структуру и делают непригодными для чтения. Под воздействием жидкого реагента макулатура превращается в целлюлозную массу, пригодную для использования в качестве вторсырья для производства новой бумажной продукции. Документы при химической "варке" разрушаются полностью, поэтому восстановить информацию будет невозможно. Данный способ чаще выбирают для уничтожения особо секретных архивов.
• Шредирование — наиболее цивилизованный способ уничтожения старых архивов. Уничтожение документов на промышленном измельчителе (шредере), позволяет исключить утечку конфиденциальной информации и при этом гарантирует соблюдение международных и государственных экологических стандартов. Современное оборудование позволяет за час утилизировать до 3000 кг архивной документации. После измельчения бумажные фрагменты прессуются и отправляются на целлюлозные комбинаты для дальнейшей переработки.

Существуют и более экзотические способы уничтожения документов, например, уничтожение с помощью воды или закапывание в землю. Такие способы по объективным причинам используются крайне редко.

Акт об уничтожении документов

По факту физической утилизации бумажного архива с истекшим сроком обязательного хранения составляется Акт об уничтожении документов.

В Акте обязательно указывают перечень подлежащих утилизации документов, а также описывают порядок ликвидации архива — когда и каким способом были уничтожены архивные документы с истекшими сроками хранения.

Если уничтожением старых документов занимается специализированная организация, обязательно составляется договор на оказание данного вида услуг, а в акте об уничтожении документов указывается общий вес макулатуры и данные договора. В итоговом документе обязательно должны присутствовать подписи всех членов экспертной комиссии. Как правило, в нее входят: начальник отдела кадров, делопроизводитель, главный юрист и бухгалтер (всего не менее 3 сотрудников).

Обратите внимание: Все акты об уничтожении документов и описи ликвидированных документов подлежат бессрочному хранению в организации.

Почему уничтожение архивных документов доверяют нам

• 15 лет опыта. Мы знаем действующее архивное законодательство.
• Работаем честно и ответственно. При ликвидации документов возможно присутствие представителя компании.
• Безопасно и конфиденциально. Уничтожение документов происходит на закрытой охраняемой территории.
• Соблюдаем закон. По факту ликвидации составляется соответствующий акт.
• Сами вывозим архивы на утилизацию. Дополнительно оказываем услуги по погрузке и доставке документов.
• Оперативно. Весь процесс утилизации происходит в течение нескольких минут.
• Большие объемы. Занимается шредированием документов большими партиями.

Передавая бумажные документы на утилизацию специалистам MAK Group, Вы заботитесь об окружающей среде. Переработанная макулатура — ценное вторсырье, которое используется повторно. Из восстановленного целлюлозного волокна производят новую бумагу, бумажные пакеты, другие виды упаковки, туалетную бумагу, салфетки и другую востребованную продукцию.

Весь процесс уничтожения документов в компании MAK Group выполняется с соблюдением экологических стандартов. При желании Вы можете лично присутствовать при измельчении документов и фиксировать весь процесс уничтожения архива на видео. По факту физического уничтожения документов мы предоставляем акт, который содержит информацию об общем весе переработанного архива.

Нужно ли готовить документы к вывозу на утилизацию

Перед отправкой макулатуры на утилизацию убедитесь, что бумага не содержит металлических скрепок, пластиковых файлов или других предметов, которые могут повредить оборудование. Перед уничтожением мы еще раз самостоятельно проверяем макулатуру на наличие посторонних предметов, отделяем документы от файлов, пластиковых папок и других включений.

Для ускорения процесса погрузки архива желательно сгруппировать подлежащие уничтожению документы — например, сложить в картонные коробки подходящего размера. Если у Ваших сотрудников на это нет времени, мы самостоятельно скомпонуем документы и заберем из мест их текущего хранения.