Деятельность любой организации связана с бумажной работой. Всевозможная документация в виде служебных записок, бухгалтерских отчетов, приказов руководителя и других бумаг, связанных с организацией работы компании, составляется регулярно и быстро накапливается.
В течение установленных нормативно сроков такие документы подлежат обязательному хранению, а по истечении установленных сроков превращаются в ненужную макулатуру и захламляют пространство. Конечно, бумажные отходы можно просто выкинуть, но гораздо правильнее с точки зрения экологии, законодательства и политики неразглашения информации о компании сдать макулатуру для вторичной переработки. Мы поможем разобраться, как сделать это максимально просто, быстро и выгодно: как выбрать перерабатывающую компанию, как оприходовать и вывезти макулатуру, как провести полученную выручку по счетам юрлица.
Выгоды от макулатуры
Бумага — материал, который легко поддается вторичной переработке и не теряет своих свойств после нее. Рециклингом бумажных отходов занимаются специализированные предприятия, с которыми можно подписать договор об одноразовом или регулярном сотрудничестве.
Сдать макулатуру можно практически в любом городе РФ. Это простое действие дает юридическим лицам возможность воспользоваться массой преимуществ:
- высвободить дополнительные средства. Макулатура принимается за плату и позволяет заработать на ненужном уже мусоре;
- разгрузить пространство в офисе. Вывоз макулатуры освободит место в помещении и позволит использовать его более рационально, причем сделано это будет оперативно;
- улучшить репутацию и имидж компании. Переработка бумажных отходов равняется заботе об экологии и окружающей среде. Участие в подобных программах говорит об организации как о современной, думающей о завтрашнем дне. Репутация eco-friendly работает на повышение статуса предприятия.
Макулатура в организациях
Согласно статистике, две трети всех бумажных отходов образуются юрлицами (государственными, муниципальными и частными организациями). Больший объем макулатуры приходится на:
- компании с большим документооборотом;
- образовательные учреждения, где хранятся вышедшие из обращения учебники, тетради, журналы, планы и подобная документация;
- склады, производства и магазины, которые активно работают с упаковочной тарой, сделанной из бумаги или картона.
При этом сами бумажные отходы, вырабатываемые на предприятиях, подразделяются на несколько видов. Это — высококачественная бумага белого цвета, бумажные сумки и обрезки (тип А); картон, различные книги, тетради и блокноты (тип Б), газеты, бумага с пропиткой, картонно-бумажные коричневые и черные изделия (тип В).
От типа бумаги, то есть ее качества, зависит стоимость макулатуры. Плотная белая бумага оценивается гораздо выше, чем старые газеты или учебные пособия с грязными страницами.
Особенности организации передачи макулатуры компаниями
Сдаче в качестве макулатуры подлежат любые бумажные отходы (картон, ненужная бумага, рекламные проспекты, документация, журналы, брошюры, печатные издания). В идеале они должны обладать такими характеристиками:
- быть рассортированными на типы (по виду изделий, наличию цветных изображений и картинок). Можно сдавать бумагу, не сортируя ее предварительно, но такая макулатура считается низкокачественной и стоит меньше;
- сухость и чистота (без жирных, грязных пятен и т. п.);
- очищенными от включения посторонних деталей и материалов (корешков, скрепок, скоб, блокнотных спиралей и др.);
- иметь компактную упаковку (быть сложенными в стопки, коробки, связанным или свернутыми в рулоны, спрессованными). Хотя по поводу этого последнего пункта нужно уточнить у компании-утилизатора, часто упаковку производят ее сотрудники.
Помимо качества отходов, компания, которая хочет воспользоваться услугой утилизации макулатуры, должна ориентироваться на такой фактор как объемы. Практика показывает, что в среднего размера организации за неделю может образоваться от 10 до 30 кг использованной бумаги, то есть — тонна за полгода-год.
Обратив внимание на скорость «замусоривания» компании, можно легко рассчитать период времени, за который соберется критичное количество ненужной бумаги. Исходя из этого важно выбрать наиболее удобную схему организации сбора макулатуры:
- организовывать вывоз после накапливания критичной для вашей организации массы и не заниматься этим слишком часто;
- не собирать большое количество мусора, избавляясь от бумаги регулярно, при достижении минимальной планки для приема макулатуры, которая часто устанавливается предприятиями-утилизаторами для юридических лиц (как правило, это 300–500 кг).
Этапы процесса утилизации
Сбор макулатуры организациями предполагает прохождение нескольких шагов:
- выбор компании-утилизатора с наиболее выгодными условиями сотрудничества (для этого можно воспользоваться интерактивной картой Гринписа, которая также показывает места для сдачи другого сырья для переработки, или справочником предприятий);
- оформление заявки на сайте выбранной компании. Также можно связаться с ее менеджером другим способом (по телефону, электронной почте), согласовать детали сотрудничества и сроки вывоза бумажных отходов (часто фирмы могут произвести вывоз непосредственно в день обращения);
- сортировка и упаковка макулатуры;
- вывоз бумажных отходов в пункт приема или вызов грузчиков фирмы-утилизатора, которые сами погрузят и увезут макулатуру из вашего офиса. В пункте приема с использованием электронных или автомобильных весов бумага будет взвешена, рассортирована и оценена в зависимости от ее качества. Только после этого представитель утилизатора сообщит полную стоимость макулатуры;
- получение средств банковским переводом или наличными и их внесение в бухгалтерскую отчетность организации.
Можно также заключить договор о постоянном сотрудничестве с перерабатывающей компанией. Тогда при повторной сдаче макулатуры количество этапов сократится.
Вывоз макулатуры и другие дополнительные услуги утилизаторов
Фирмы-утилизаторы предоставляют юридическим лицам широкий перечень дополнительных услуг при сдаче макулатуры. Это, в частности:
- вывоз бумажных отходов с адреса заказчика. Вы можете доставить макулатуру в пункт приема собственным транспортом или воспользоваться услугами грузчиков утилизатора. Большинство фирм вывозят бумагу бесплатно при достижении определенного порога по массе (обычно — от 500 кг) и даже предоставляют бесплатные услуги грузчиков (для заказов больше 1 тонны);
- упаковка и сортировка бумаги по типам для дальнейшей утилизации или переработки;
- уничтожение архивных документов, для которого по закону предусмотрен особый порядок (факт уничтожения фиксируется документально, конфиденциальная информация не должна попасть посторонним лицам).
Компании, занимающиеся уничтожением архивов, могут использовать для этого несколько технологий: сжигание документов или их измельчение при помощи промышленного шредера. Второй вариант признан более современным и экологичным. Утилизация архивов производится как на территории компании-утилизатора, куда обязательно допускается представитель клиента, так и в любом другом удобном для заказчика месте, где можно установить шредер (пыль, мусор не остается, работа бесшумная).
Когда архивные документы уничтожены, составляется акт об утилизации. Его подписывают представители утилизатора и клиента, а после проставления печати он приобретает юридическую силу.
Стоимость макулатуры, налоги с нее
Сумма, которую можно выручить при сборе бумажных отходов на переработку или утилизацию, зависит от качества и типа бумаги. Разные компании, кроме того, работают по собственным тарифам, что позволяет ознакомиться с несколькими прайсами и выбрать наиболее выгодный для себя вариант. В целом, за газетную бумагу можно выручить от 3000 до 6000 рублей за тонну, а за картон — от 3000 до 8500 рублей.
Повысить стоимость макулатуры позволяет использование специального пресса. Как правило, прессованная бумага и картон принимаются компаниями-утилизаторами дороже — примерно на 0,5–1 руб. за килограмм, что при большом объеме бумажных отходов дает существенную выгоду.
Если в вашей организации регулярно образовывается большое количество макулатуры, покупка пресса дня нее станет удачным капиталовложением. Она позволяет не только больше заработать на сданном сырье, но еще и сэкономить место на складах или в офисах, где хранится отработанная бумага, обеспечить удобную транспортировку макулатуры в пункт приема.
Налог на добавленную стоимость за сбор бумажных отходов на данный момент с юридических лиц не взимается, то есть полученный доход не облагается НДС.
Бухгалтерские аспекты
Финансовые средства, полученные в результате сдачи макулатуры, компания обязана провести по бухгалтерской отчетности. Для этого нужно оприходовать отходы, воспользовавшись двумя способами:
- автоматически через программу 1С ЗУП (раздел «Поступление товаров и услуг», проводки в стандартной последовательности);
- вручную в системе 1С (разделы «Операции» — «Операции, вводимые вручную»).
В случае необходимости у фирмы-утилизатора можно запросить акт про получение макулатуры и использовать его при формировании бухгалтерской отчетности.
