Процедура уничтожения бухгалтерских документов не регулируется нормативно -правовыми актами. И поэтому каждая организация может разработать собственный порядок для ликвидации бумаг с истекшим сроком действия. В любой компании должны быть тщательно проработаны все вопросы по правильной организации и всем этапам хранения и утилизации документации.
Основания для уничтожения документов
Уничтожение бухгалтерских документов с истёкшим сроком хранения — это важная процедура, регламентированная законодательством, целью которой является освобождение архивов организаций от ненужных бумаг, а также предотвращение утечки конфиденциальной информации. Процесс уничтожения должен осуществляться в соответствии с установленными правилами, чтобы не нарушить закон? не создать проблем для компании.
Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ: устанавливает общие положения о хранении архивных документов и определяет, что по истечении сроков хранения документы могут быть уничтожены. Могут быть и другие нормативные акты, устанавливающие сроки хранения документов для конкретных видов деятельности или отраслей.
Сроки хранения бухгалтерских документов зависят от их типа и важности. Вот некоторые общие рекомендации:
- первичные учетные документы (счета-фактуры, накладные, акты, кассовые документы). Срок хранения обычно составляет 5 лет, но для документов, подтверждающих расчёты по налогам, срок может быть увеличен до 6 лет;
- бухгалтерская отчётность (бухгалтерский баланс, отчёт о финансовых результатах, отчёт о движении денежных средств). Срок хранения 5 лет (после отчетного года), но годовая отчетность может храниться бессрочно;
- налоговая отчетность – 5 лет;
- бухгалтерские регистры (главная книга, журналы-ордера, оборотно-сальдовые ведомости) могут хранится 5 лет;
- кассовые книги и кассовые документы хранятся 5 лет;
- договоры, соглашения, акты и другие документы, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью хранятся 5 лет после окончания срока действия.
Для определения документов с истекшим сроком хранения в организации создается экспертная комиссия, в состав которой входят сотрудники бухгалтерии, архивной службы и юристы. Комиссия проводит проверку всех архивных документов, выявляя те, сроки хранения которых истекли.
Порядок уничтожения документов
Порядок уничтожения бухгалтерских документов с истекшим сроком хранения регулируется законодательством и внутренними документами организации. Важно соблюдать все этапы, чтобы избежать проблем с контролирующими органами и сохранить конфиденциальность.
Ключевым моментом является понимание сроков хранения различных категорий документов. Важно учитывать специфику отрасли и конкретные требования для организации. Специальная комиссия согласует план уничтожения документации, который включает все этапы. Разработанный план обязательно согласуют с руководителем организации. Также составляется акт об уничтожении документов, который должен быть подписан всеми членами комиссии. Акт должен содержать:
- дату и время уничтожения;
- подробный список уничтожаемых документов;
- основание для уничтожения;
- способ уничтожения;
- подробное описание процесса уничтожения.
Выбор способа уничтожения зависит от требований законодательства и внутренних правил организации, а также от характера документов.
Способы уничтожения документации
Чтобы избавиться от ненужных бумаг используются следующие методы:
- сжигание допускается только при наличии разрешения, соблюдении всех норм пожарной безопасности;
- измельчение (шредирование) наиболее безопасный, распространенный способ, гарантирующий невозможность восстановления;
- химическое растворение;
- утилизация через специализированную компанию;
- обеспечение сохранности места уничтожения. Место уничтожения должно быть оборудовано соответствующим образом, чтобы исключить риск возгорания или распространения повреждений (например, при измельчении);
- соблюдение конфиденциальности. Важно убедиться, что уничтожение происходит в условиях, исключающих доступ посторонних лиц к содержанию документов.
При использовании шредирования документы измельчаются на мелкие фрагменты, ленты или крошки с помощью специального устройства — шредера. К преимуществам метода относится высокая степень безопасности. Шредеры могут быстро измельчать большие объемы документов. Подходит для уничтожения различных видов документов, включая бумагу, картон, пластиковые карты и диски. При сжигании бумаги сжигаются в специально оборудованных печах или на открытом огне. Процедура обеспечивает полное разрушение документов.
При химическом способе, документы обрабатываются специальными химическими растворами, которые разрушают их структуру. Химическое растворение обеспечивает полное разрушение документов. Этот способ может быть более безопасным по сравнению с сжиганием.
Акт уничтожения хранится в организации и может быть запрошен контролирующими органами. Выбор метода утилизации зависит от типа и объема документации. Для бумажных документов чаще всего используется измельчение или сжигание, для электронных носителей — физическое уничтожение или намагничивание. Для больших объемов целесообразно использовать услуги специализированных компаний или высокопроизводительные шредеры. Для документов с высокой степенью конфиденциальности следует выбирать наиболее надежные способы уничтожения, такие как микроизмельчение или химическое растворение.
Необходимо учитывать внутренние правила компании по уничтожению документов.
