Сроки хранения и возможности по уничтожению документов
Перед утилизацией документов необходимо убедиться, что такая возможность есть. В противном случае возможны штрафы от налоговой службы. Согласно ФЗ № 236 от 20.12.2019 «О бухгалтерском учете», устанавливаются основные моменты:
- Первичные документы хранят не менее 5 лет. Срок начинает отсчитываться с 1 января после года последнего включения данных в бухгалтерскую отчетность.
- Учетные регистры и отчетность, связанные с ведением и организацией бухгалтерского учета. Срок хранения составляет 5 лет.
- Документация для целей налогового учета. Период хранения ограничивается 4 годами.
- При участии в судебных спорах, наличии претензий со стороны контрагентов. До разрешения ситуации акты и накладные оставляют в первоначальном виде. Учитывают, что в гражданском процессе применяется стандартный срок исковой давности, составляющий 3 года.
Обратите внимание! Если первичные документы отсутствуют, за преждевременную утилизацию компанию привлекают к административной ответственности. Штраф для руководителя устанавливается в размере 5000, для юридического лица – 10000 рублей.
Способы уничтожения по истечении срока хранения
Процесс уничтожения бухгалтерских документов не регламентируется. Поэтому можно применять практически любые средства и способы к данной процедуре. Основным требованием становится физическое уничтожение бумажного носителя, что позволяет исключить утечку данных.
Выделяют основные способы уничтожения бухгалтерской документации:
- Сжигание. Это классическая процедура, которая позволяет уничтожить документы полностью. Термический способ сегодня практически не используется, ведь не является самым экологически безопасной. Кроме того, бумагу стараются не уничтожать полностью, ведь для бухгалтерии применяется материал высшего сорта.
- Уничтожение реагентами. Способ является эффективным, но достаточно трудоемким. Для процесса утилизации носитель погружают в емкость с агрессивным веществом, который разрушает структуру материала. Макулатура переходит в состояние целлюлозной массы, которая подходит для изготовления бумажной продукции в дальнейшем.
- Ликвидация в шредере. Это экономически целесообразный, наиболее приемлемый способ ликвидации бухгалтерских документов. Процесс связан с перемешиванием и измельчением бумажных фрагментов. После прохождения через шредер бумага непригодна для прочтения информации на поверхности. Исключается попадание данных конкурентам. Получаемые бумажные обрезки используются в качестве вторсырья для изготовления картона или бумаги.
Существует большое разнообразие вариантов утилизации бухгалтерских документов. Выбор зависит от необходимости повторной переработки, создания сырья для изготовления новой бумажной или картонной продукции.
Подготовка документов к утилизации
Прежде, чем отправить бухгалтерские документы на утилизацию, нужно убедиться в истечении срока обязательного хранения. Также важно убедиться в отсутствии пластиковых или металлических элементов на поверхности бумаги. Все посторонние предметы удаляют.
Если планируется отправить документацию на утилизацию в профильную компанию, необходимо сразу убрать картонные и пластиковые папки. В дальнейшем их не возвращают обратно. Предварительно рекомендуется извлекать документацию из папок независимо от их типа, когда они необходимы для последующего использования.
Для ускорения процесса приемки старого архива специалисты рекомендуют перевязывать документацию простой веревкой или складывать в картонные коробки. Это удобно для передачи на утилизацию.
Специфика оформления процедуры ликвидации документов
Если принимается решение об уничтожении бухгалтерских документов, экспертная комиссия готовит акт. Форма не является утвержденной, поэтому готовится организацией самостоятельно.
Когда будет сформирован акт о перечне документов для уничтожения, организация оформляет ликвидацию документов фактически. Это можно сделать самостоятельно или усилиями сторонней организации. Выполняется ручной разрыв, уничтожение в шредере или сжигание, а также ликвидация более современными и технологичными методами.
Факт физического уничтожения подтверждается специальным актом. Последний утверждается отдельным приказом руководителя. При сдаче невостребованных документов дополнительно формируют накладную.
Подготовка акта об уничтожении документов
После завершения процесса утилизации измельченная фракция направляется на дальнейшую переработку. После завершения физической утилизации, готовится Акт об уничтожении документов.
В документе приводятся основные данные:
- наименование уничтоженного документов или номер описи;
- дата уничтожения;
- количество уничтоженной документации;
- выбранный способ уничтожения.
Если процесс утилизации осуществляется сторонней компании, заключается договор на оказание услуг. Акт включает подписи членов экспертной комиссии со стороны заказчика, что подтверждает возможность уничтожения документов, наличие законных требований. Сам акт об уничтожении подлежит бессрочному хранению. Это удобнее по сравнению с сохранением большого массива документов с истекшим сроком хранения.
Таким образом, существуют законные и эффективные способы уничтожение бумажных документов. Важно предварительно уточнить, истек ли срок службы документации. Также желательно правильно подготовить документацию, убрать металлические или пластиковые элементы с поверхностей, удалить папки.
