Бумажный документооборот, сопровождающий деятельность любой организации, предполагает регулярное скопление архивов. Чем крупнее организация и активнее ее деятельность, тем больше места занимают бумажные документы — бухгалтерская отчетность, приказы и распоряжения, старые договоры, документы кадрового учета и т.п.
При этом у каждой такой бумаги есть срок обязательного хранения. Так, бухгалтерские документы, договоры, налоговую отчетность, оборотные ведомости, акты и другие аналогичные документы следует хранить в организации не менее 5 лет. По истечении этого времени от бумажного хлама можно избавляться, но делать это нужно с соблюдением особого порядка.
Просто так выбрасывать или уничтожать документы нельзя. Необходимо выполнить процедуру уничтожения с соблюдением правил обращения с бумагами, содержащими конфиденциальные сведения, информацию личного характера и другие секретные данные. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.
Если нет возможности утилизировать документы на территории предприятия, то уничтожение происходит в оборудованном цехе специализированной организации. Такие компании располагают всеми необходимыми ресурсами для оказания подобного рода услуг на профессиональном уровне. Утилизация архивов осуществляется в закрытом цехе производственно-заготовительного комплекса на условиях полной конфиденциальности. Как правило, услуга по уничтожению документов включает выезд бригады грузчиков, погрузку архивов и доставку собственным транспортом компании.
Утилизировать документы в специализированной организации можно тремя способами:
Сжигание — морально устаревший способ утилизации архивов, не позволяющий проявить заботу об окружающей среде. Второй и третий способы утилизации являются наиболее цивилизованными, поскольку позволяют использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической и другой востребованной продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.
Процедура утилизации архивов с истекшим сроком обязательного хранения требует соблюдения особого порядка:
Процедура уничтожения документов осуществляется в присутствии членов экспертной комиссии, а по факту полной и безвозвратной ликвидации архива составляется особый документ — акт об уничтожении документов.
Акт составляется в соответствии с утвержденной формой и состоит из двух частей: в первой содержится перечень подлежащих уничтожению документов, во второй описывается порядок и способ уничтожения архива.
В итоговом акте должно быть указано наименование организации в соответствии с уставом. Документ утверждается руководителем предприятия, который принимает решение об уничтожении и несет ответственность за порядок проведения мероприятия. В начале акта приводят ссылку на приказ или другое распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры. В акте необходимо указать состав экспертной комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена. Документу присваивают внутренний порядковый номер.
Перечень подлежащих утилизации документов приводится в виде таблицы. Если список большой, то составляют опись, а в акте указывают ее номер.
Во второй части акта об утилизации указывают способ уничтожения (шредирование, сжигание или обработка реагентами). Если операцию выполняет специализированная организация, в акте указывается договор, на основании которого оказывается услуга, а также общий вес принятого на уничтожение архива.
