Утилизация документов

Утилизация архивной документации — способы, порядок уничтожения

Бумажный документооборот, сопровождающий деятельность любой организации, предполагает регулярное скопление архивов. Чем крупнее организация и активнее ее деятельность, тем больше места занимают бумажные документы — бухгалтерская отчетность, приказы и распоряжения, старые договоры, документы кадрового учета и т.п.

При этом у каждой такой бумаги есть срок обязательного хранения. Так, бухгалтерские документы, договоры, налоговую отчетность, оборотные ведомости, акты и другие аналогичные документы следует хранить в организации не менее 5 лет. По истечении этого времени от бумажного хлама можно избавляться, но делать это нужно с соблюдением особого порядка.

Просто так выбрасывать или уничтожать документы нельзя. Необходимо выполнить процедуру уничтожения с соблюдением правил обращения с бумагами, содержащими конфиденциальные сведения, информацию личного характера и другие секретные данные. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.

Если нет возможности утилизировать документы на территории предприятия, то уничтожение происходит в оборудованном цехе специализированной организации. Такие компании располагают всеми необходимыми ресурсами для оказания подобного рода услуг на профессиональном уровне. Утилизация архивов осуществляется в закрытом цехе производственно-заготовительного комплекса на условиях полной конфиденциальности. Как правило, услуга по уничтожению документов включает выезд бригады грузчиков, погрузку архивов и доставку собственным транспортом компании.

Способы утилизации архивной и секретной документации

Утилизировать документы в специализированной организации можно тремя способами:

• Термическая утилизация (сжигание) — полное физическое уничтожение бумажного архива в промышленных высокотемпературных печах. Классический способ уничтожения архивной и секретной документации, который на протяжении многих десятилетий остается наиболее эффективным. Сжигание происходит в короткие сроки и позволяет гарантировать полное прогорание бумажных носителей, исключая утечку любой информации.
• Шредирование — глубокое измельчение — процесс физического уничтожения архивной документации с применением промышленного шредера (измельчителя). В процессе резки бумаги на тонкие полоски или мелкие фрагменты частицы перемешиваются, поэтому восстановление содержащейся в документах информации невозможно. В результате утилизации этим способом макулатура превращается в бумажное вторсырье, которое в дальнейшем отправляется на целлюлозно-бумажные комбинаты, где варится для производства новой бумажной продукции. Уничтожение документов шредированием соответствует высокому уровню секретности по современным европейским стандартам.
• Обработка химическими реагентами (или так называемая "варка") — еще один эффективный способ избавления от бумажного архива с истекшим сроком обязательного хранения. Во время обработки химреагентами бумага разбивается на мельчайшие волокна целлюлозы. Вторичная целлюлоза является ценным сырьем для производства картона, туалетной бумаги и т.п.

Сжигание — морально устаревший способ утилизации архивов, не позволяющий проявить заботу об окружающей среде. Второй и третий способы утилизации являются наиболее цивилизованными, поскольку позволяют использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической и другой востребованной продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.

Порядок ликвидации архивной документации

Процедура утилизации архивов с истекшим сроком обязательного хранения требует соблюдения особого порядка:

• На предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) из числа ответственных сотрудников, которые проводят оценку ценности документации. Члены ЭК выявляют бумаги, обязательный срок хранения которых истек.
• Затем члены экспертной комиссии составляют опись подлежащих утилизации документов.
• Далее архивная документация отправляется на перерабатывающее предприятие, где макулатуру взвешивают и физически ликвидируют выбранным способом (шредирование, сжигание или обработка реагентами).
• Факт утилизации подтверждается соответствующим актом.

Акт об уничтожении документов

Процедура уничтожения документов осуществляется в присутствии членов экспертной комиссии, а по факту полной и безвозвратной ликвидации архива составляется особый документ — акт об уничтожении документов.

Акт составляется в соответствии с утвержденной формой и состоит из двух частей: в первой содержится перечень подлежащих уничтожению документов, во второй описывается порядок и способ уничтожения архива.

В итоговом акте должно быть указано наименование организации в соответствии с уставом. Документ утверждается руководителем предприятия, который принимает решение об уничтожении и несет ответственность за порядок проведения мероприятия. В начале акта приводят ссылку на приказ или другое распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры. В акте необходимо указать состав экспертной комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена. Документу присваивают внутренний порядковый номер.

Перечень подлежащих утилизации документов приводится в виде таблицы. Если список большой, то составляют опись, а в акте указывают ее номер.

Во второй части акта об утилизации указывают способ уничтожения (шредирование, сжигание или обработка реагентами). Если операцию выполняет специализированная организация, в акте указывается договор, на основании которого оказывается услуга, а также общий вес принятого на уничтожение архива.

Инструкция по заполнению первой части акта

Сначала составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При его оформлении важно учесть следующие моменты:

1. Название документа — "Акт о выделении к уничтожению документов с истекшим сроком хранения".
2. Наименование организации должно соответствовать уставу, оно может быть как полным, так и кратким.
3. В верхней части документа обязательно нужно указать дата и город составления. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.
4. Акту присваивают порядковый номер в соответствии с правилами делопроизводства.
5. Важно указать основание для утилизации документов — Наименование нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения.
6. В виде таблицы оформляются сведения о документах, подлежащих уничтожению (тип документов, их количество, годы создания и др.).
7. В нижней части таблицы указывают общее количество уничтожаемых документов.
8. В нижней части акта перечисляют состав экспертной комиссии, с указанием ФИО и должности каждого члена экспертной комиссии.
9. Каждый член ЭК должен поставить свою подпись.

Вторая часть акта: правила и особенности оформления

По факту ликвидации документов формируется второй акт — Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения. В данном отчете следует отразить:

• Общий перечень и количество уничтоженных документов.
• Способ ликвидации архива (шредирование, сжигание, переработка сторонней организацией и др.).
• Если утилизацией занималась специализированная организации, укажите в акте реквизиты договора об оказании соответствующих услуг.

Как не ошибиться с датой акта

Акты об уничтожении документов с истекшими сроками обязательного хранения необходимо регистрировать. В соответствии с правилами делопроизводства, акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме.

Важный момент при составлении акта — дата документа, она должна соответствовать дате его утверждения.

Напомним, что утверждает данный документ генеральный директор (руководитель организации).

Чтобы соблюсти все требования закона и по ошибке не утилизировать документы, срок обязательного хранения которых еще не истек, нужно правильно рассчитать сроки. А для этого нужно учесть следующие обстоятельства:

• Если документ оформлен в 2009 году или ранее, от него можно избавляться, если истек срок хранения, указанный в Перечне, утвержденном Росархивом 6 октября 2000 года.
• Если документы оформлены в 2010 году и позднее, то сроки их хранения регламентируются приказом Росархива от 20 декабря 2019 года.

Чтобы не ошибиться с датой уничтожения документов, следует принимать во внимание то обстоятельство, что в список на утилизацию разрешено включать те документы, срок обязательного хранения которых к 1 января года составления акта уже истек. К примеру, документ от 2019 года со сроком обязательного хранения не менее 5 лет допустимо включить в акт на уничтожение не ранее 2025 года.

Как быть, если сроки хранения документов не определены Перечнем

Если в процессе хозяйственной деятельности организация имеет дело с документами, о сроках обязательного хранения которых в определенных перечнях информации нет, то в целях избежания нарушений членам экспертной комиссии стоит обратиться с соответствующим запросом к специалистам архивного ведомства.

Главное правило — не нужно ничего уничтожать до определения сроков хранения документов.

Могут ли наказать руководителя, если документы уничтожены по акту?

Напомним, что за нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа.

Сам факт наличия акта об уничтожении документов еще не от чего не защищает. Даже если акт о выделении к уничтожению документов составлен с соблюдением всей процедуры, руководителя организации могут привлечь к ответственности, если документы были уничтожены раньше срока.

Полезный совет: Если у организации нет средств на содержание отдельной архивной службы, а руководитель не хочет нести ответственность за невнимательных сотрудников, ему следует назначить ответственных за надлежащее хранение документов работников. В их задачи можно включить обязанности по своевременному уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения.

Можно ли доверить уничтожение документов сторонней организации?

Законом не запрещено передавать утратившие ценность документы сторонней организации для их утилизации. Если необходимо быстро и с гарантированной конфиденциальностью уничтожить большой архив документов, можно воспользоваться услугами специализированной компании. Сама процедура утилизации никак не регламентирована, самое главное — уничтожить бумаги в физическом смысле и грамотно составить соответствующий акт.

Уничтожение документов силами сторонней организации — это самый простой и быстрый способ освободить архив от ненужных документов. За умеренную плату компания организует погрузку, разгрузку и транспортировку документов до места утилизации, составит все необходимые утилизационные документы.

Обязательно ли уничтожать старые ненужные документы?

Уничтожение документов с истекшим сроком обязательного хранения — это право организации или ИП, а не обязанность. Утилизация ненужных архивов, утративших ценность, позволят избежать мошенничества и утечки личных данных, которые часто содержатся в документации. Важно при этом понимать, что даже неактуальная информация не перестает быть конфиденциальной. Если данные окажутся в руках злоумышленников, организация или ее партнеры могут понести ущерб.

Подводим итоги

У каждого документа есть срок обязательного хранения. Например, бухгалтерские документы следует хранить в организации не менее 5 лет. После этого бумажный архив можно утилизировать, но делать это должна специально сформированная экспертная комиссия, с соблюдением особого порядка. Уничтожать документы безнадзорно нельзя.

Акт об уничтожении документов служит подтверждением того, что архив был ликвидирован физически, а не был утерян или отправлен на свалку ТБО.

Акт фиксирует способ утилизации (шредер, сжигание, "варка") и сам факт физического уничтожения архивных бумаг в установленном законодательством порядке и свидетельствует о правильной организации архивной работы в организации.

Акт состоит из 2-х частей: в первой необходимо указать наименование и количество подлежащих уничтожению документов (в виде таблицы или описи), во второй — порядок и способ утилизации архива. Если утилизацией документов занимается специализированная организация, обязательно составляется договор об оказании соответствующих услуг, а в акте указываются реквизиты данного договора.