Бумажный документооборот, сопровождающий деятельность любой организации, предполагает регулярное скопление архивов. Чем крупнее организация и активнее ее деятельность, тем больше места занимают бумажные документы — бухгалтерская отчетность, приказы и распоряжения, старые договоры, документы кадрового учета и т.п.
При этом у каждой такой бумаги есть срок обязательного хранения. Так, бухгалтерские документы, договоры, налоговую отчетность, оборотные ведомости, акты и другие аналогичные документы следует хранить в организации не менее 5 лет. По истечении этого времени от бумажного хлама можно избавляться, но делать это нужно с соблюдением особого порядка.
Просто так выбрасывать или уничтожать документы нельзя. Необходимо выполнить процедуру уничтожения с соблюдением правил обращения с бумагами, содержащими конфиденциальные сведения, информацию личного характера и другие секретные данные. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.
Если нет возможности утилизировать документы на территории предприятия, то уничтожение происходит в оборудованном цехе специализированной организации. Такие компании располагают всеми необходимыми ресурсами для оказания подобного рода услуг на профессиональном уровне. Утилизация архивов осуществляется в закрытом цехе производственно-заготовительного комплекса на условиях полной конфиденциальности. Как правило, услуга по уничтожению документов включает выезд бригады грузчиков, погрузку архивов и доставку собственным транспортом компании.
Утилизировать документы в специализированной организации можно тремя способами:
Сжигание — морально устаревший способ утилизации архивов, не позволяющий проявить заботу об окружающей среде. Второй и третий способы утилизации являются наиболее цивилизованными, поскольку позволяют использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической и другой востребованной продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.
Процедура утилизации архивов с истекшим сроком обязательного хранения требует соблюдения особого порядка:
Процедура уничтожения документов осуществляется в присутствии членов экспертной комиссии, а по факту полной и безвозвратной ликвидации архива составляется особый документ — акт об уничтожении документов.
Акт составляется в соответствии с утвержденной формой и состоит из двух частей: в первой содержится перечень подлежащих уничтожению документов, во второй описывается порядок и способ уничтожения архива.
В итоговом акте должно быть указано наименование организации в соответствии с уставом. Документ утверждается руководителем предприятия, который принимает решение об уничтожении и несет ответственность за порядок проведения мероприятия. В начале акта приводят ссылку на приказ или другое распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры. В акте необходимо указать состав экспертной комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена. Документу присваивают внутренний порядковый номер.
Перечень подлежащих утилизации документов приводится в виде таблицы. Если список большой, то составляют опись, а в акте указывают ее номер.
Во второй части акта об утилизации указывают способ уничтожения (шредирование, сжигание или обработка реагентами). Если операцию выполняет специализированная организация, в акте указывается договор, на основании которого оказывается услуга, а также общий вес принятого на уничтожение архива.
Сначала составляется акт о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. При его оформлении важно учесть следующие моменты:
По факту ликвидации документов формируется второй акт — Акт о фактическом уничтожении документов с истекшим сроком хранения. В данном отчете следует отразить:
Акты об уничтожении документов с истекшими сроками обязательного хранения необходимо регистрировать. В соответствии с правилами делопроизводства, акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме.
Важный момент при составлении акта — дата документа, она должна соответствовать дате его утверждения.
Напомним, что утверждает данный документ генеральный директор (руководитель организации).
Чтобы соблюсти все требования закона и по ошибке не утилизировать документы, срок обязательного хранения которых еще не истек, нужно правильно рассчитать сроки. А для этого нужно учесть следующие обстоятельства:
Чтобы не ошибиться с датой уничтожения документов, следует принимать во внимание то обстоятельство, что в список на утилизацию разрешено включать те документы, срок обязательного хранения которых к 1 января года составления акта уже истек. К примеру, документ от 2019 года со сроком обязательного хранения не менее 5 лет допустимо включить в акт на уничтожение не ранее 2025 года.
Если в процессе хозяйственной деятельности организация имеет дело с документами, о сроках обязательного хранения которых в определенных перечнях информации нет, то в целях избежания нарушений членам экспертной комиссии стоит обратиться с соответствующим запросом к специалистам архивного ведомства.
Главное правило — не нужно ничего уничтожать до определения сроков хранения документов.
Напомним, что за нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа.
Сам факт наличия акта об уничтожении документов еще не от чего не защищает. Даже если акт о выделении к уничтожению документов составлен с соблюдением всей процедуры, руководителя организации могут привлечь к ответственности, если документы были уничтожены раньше срока.
Полезный совет: Если у организации нет средств на содержание отдельной архивной службы, а руководитель не хочет нести ответственность за невнимательных сотрудников, ему следует назначить ответственных за надлежащее хранение документов работников. В их задачи можно включить обязанности по своевременному уничтожению бумаг с истекшими сроками хранения.
Законом не запрещено передавать утратившие ценность документы сторонней организации для их утилизации. Если необходимо быстро и с гарантированной конфиденциальностью уничтожить большой архив документов, можно воспользоваться услугами специализированной компании. Сама процедура утилизации никак не регламентирована, самое главное — уничтожить бумаги в физическом смысле и грамотно составить соответствующий акт.
Уничтожение документов силами сторонней организации — это самый простой и быстрый способ освободить архив от ненужных документов. За умеренную плату компания организует погрузку, разгрузку и транспортировку документов до места утилизации, составит все необходимые утилизационные документы.
Уничтожение документов с истекшим сроком обязательного хранения — это право организации или ИП, а не обязанность. Утилизация ненужных архивов, утративших ценность, позволят избежать мошенничества и утечки личных данных, которые часто содержатся в документации. Важно при этом понимать, что даже неактуальная информация не перестает быть конфиденциальной. Если данные окажутся в руках злоумышленников, организация или ее партнеры могут понести ущерб.
У каждого документа есть срок обязательного хранения. Например, бухгалтерские документы следует хранить в организации не менее 5 лет. После этого бумажный архив можно утилизировать, но делать это должна специально сформированная экспертная комиссия, с соблюдением особого порядка. Уничтожать документы безнадзорно нельзя.
Акт об уничтожении документов служит подтверждением того, что архив был ликвидирован физически, а не был утерян или отправлен на свалку ТБО.
Акт фиксирует способ утилизации (шредер, сжигание, "варка") и сам факт физического уничтожения архивных бумаг в установленном законодательством порядке и свидетельствует о правильной организации архивной работы в организации.
Акт состоит из 2-х частей: в первой необходимо указать наименование и количество подлежащих уничтожению документов (в виде таблицы или описи), во второй — порядок и способ утилизации архива. Если утилизацией документов занимается специализированная организация, обязательно составляется договор об оказании соответствующих услуг, а в акте указываются реквизиты данного договора.
