Уничтожение бухгалтерских документов

Утилизация бухгалтерских документов представляет собой процесс физического уничтожения бумажных носителей, содержащих финансовую и другую коммерческую информацию, с целью обеспечения безопасности и защиты конфиденциальных данных. Уничтожение бухгалтерских документов должно выполняться в соответствии с законодательством и нормативными актами, чтобы избежать возможных юридических последствий.

Полный комплекс услуг по уничтожению бухгалтерских документов в Москве оказывает компания MAK Group. Работаем с соответствии с действующим архивным законодательством, подходим к вопросу уничтожения документов максимально ответственно. Предлагаем самые экологичные способы конфиденциального уничтожения бухгалтерских архивов — измельчение документов на современном промышленном шредере высокого уровня секретности. Применение современного оборудования позволяет обеспечить защиту информации и соблюдение международных и государственных экологических стандартов.

Доверьте уничтожение бухгалтерских документов специалистам MAK Group и будьте уверены, что конфиденциальная и коммерческая информация не окажется в руках третьих лиц. Уничтожение бухгалтерских документов осуществляется на закрытой охраняемой территории, на утилизации может присутствовать заказчик или его законный представитель. По факту ликвидации бухгалтерского архива предоставляем соответствующий акт.

Доля бумажного документооборота в России

Бухгалтерский учет основан на работе с документами. При этом основная масса документов печатается на бумаге. Несмотря на активное внедрение технологий электронного документооборота, 95% российских компаний продолжают работать с физическими, т.е. с бумажными документами. Лишь менее 5% российских компаний полностью перешли на электронный документооборот. Налоговые декларации, акты выполненных работ, выписки с банковского счета, товарные чеки и накладные, кассовые отчеты, квитанции, расчетно-платежные ведомости — эти и многие другие бухгалтерские документы в большинстве случаев печатаются на бумаге.

Срок обязательного хранения бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы являются подтверждением совершения тех или иных операций в организации, поэтому каждый документ имеет ценность в течение установленного законом срока. Общий срок хранения бухгалтерских документов в РФ составляет 5 лет. В течение этого периода необходимо хранить в организации всю "первичку", банковские документы, промежуточную бухгалтерскую отчетность, документы учетной политики, результаты проведения инвентаризации и др. Документы о недостачах, присвоениях и растратах денежных средств должны храниться в организации не менее 10 лет после возмещения ущерба. Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность хранится все время существования предприятия.

Бухгалтерские документы классифицируются по назначению и имеют разные сроки обязательного хранения. Сроки обязательного хранения бухгалтерских документов установлены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Они также регламентированы соответствующим Перечнем Федерального архивного агентства. Со всеми сроками обязательного хранения разных бухгалтерских документов можно ознакомиться на официальном сайте Федерального архивного агентства (Росархива) — archives.gov.ru.

Ответственность за надлежащее хранение первичных и прочих бухгалтерских документов возложена на ответственное лицо из отдела бухгалтерии. Если происходит смена сотрудников бухгалтерии, ответственность переносится на новое лицо путем составления соответствующего акта приема-передачи архива.

Обратите внимание: Если в ходе выездной проверки необходимой надзорному органу документации в организации не окажется, то на юрлицо и ответственное лицо будет наложен административный штраф в размере до 300 тысяч рублей (КоАП РФ, Статья 13.25 "Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах").

Способы уничтожения бухгалтерской документации

Сама процедура уничтожения бухгалтерских документов с истекшими сроками обязательного хранения законом не регламентирована. Это означает, что можно использовать любые средства по своему усмотрению. Главное условие — бумажные носители должны быть уничтожены в физическом смысле, чтобы исключить утечку данных.

Существует несколько способов уничтожения бухгалтерской документации. К наиболее популярным относятся:

• Сжигание (термический способ утилизации) — классический метод, гарантирующий полное физическое уничтожение бумажных носителей огнём. Термический способ утилизации сегодня используется редко, поскольку считается морально устаревшим и не отличается экологичностью. Уничтожать бумагу безвозвратно — как минимум безответственно, ведь бухгалтерские и другие документы являются макулатурой высшего сорта.
• Уничтожение при помощи реагентов — еще один эффективный, но дорогой и трудоемкий способ уничтожения бухгалтерских и других документов с истекшими сроками обязательного хранения. При данном способе утилизации бумажные носители погружают в емкость с агрессивными химическими веществами, которые разрушают структуру бумаги. В процессе "варки" макулатура превращается в целлюлозную массу, которую в дальнейшем используют в качестве вторсырья для производства новой бумажной продукции.
• Шредирование — наиболее цивилизованный и экономически оправданный способ уничтожения бухгалтерских архивов. Процесс представляет собой глубокое измельчение и перемешивание бумажных фрагментов до состояния, непригодного для использования в качестве источника информации. Шредирование позволяет исключить попадание конфиденциальной информации в руки третьих лиц и при этом гарантирует соблюдение международных и государственных экологических стандартов.

Полученные в процессе уничтожения документов бумажные обрезки являются вторсырьем для производства новой картонно-бумажной продукции. Результат утилизации данным способом соответствует высокому уровню секретности по европейским стандартам. Применение промышленных шредеров для уничтожения документов позволяет за час утилизировать до трех тонн архивной документации.

Акт об уничтожении документов

По результатам утилизации измельченная бумажная фракция отправляется на вторичную переработку, а по факту физической утилизации бумажного архива с истекшим сроком обязательного хранения составляется Акт об уничтожении документов. В Акте указывается дата уничтожения, наименование уничтоженных документов (чаще номер описи), количество уничтоженных документов и способ уничтожения.

Если процедуру выполняет сторонняя организация, обязательно заключается договор на оказание данного вида услуг. В Акте об уничтожении документов должны присутствовать подписи всех членов экспертной комиссии, которая создается из числа сотрудников организации-заказчика. В состав экспертной комиссии обычно входит не менее 3 человек: начальник отдела кадров, делопроизводитель, главный юрист и бухгалтер.

Акт об уничтожении документов подлежит бессрочному хранению в организации.

Как подготовить документы к утилизации

Перед отправкой бухгалтерских документов с истекшими сроками обязательного хранения на утилизацию убедитесь, что бумага не содержит металлических, пластиковых и других небумажных предметов — они могут повредить оборудование. Перед отправкой в шредер мы еще раз самостоятельно проверяем документацию на наличие посторонних предметов. Все посторонние предметы отправляются в утиль.

Обратите внимание: Бумажные и пластиковые папки, картонные коробки, скоросшиватели, файлы, разделители и прочие канцелярские изделия клиенту не возвращаются. Если что-то из перечисленного Вам понадобится для дальнейшего использования, извлеките из пачек до момента вывоза документов.

Чтобы ускорить процесс погрузки архива, рекомендуем сложить документы в картонные коробки подходящего размера или перевязать стопки любой веревкой.