Уничтожение документов с истекшим сроком хранения: способы и процедура

4 февраля 2019 года

В ходе ведения хозяйственной деятельности накапливаются многочисленные документы, причем для многих из них законодательством предусмотрены конкретные сроки хранения. Пока этот срок длится, бумаги должны храниться в архиве организации, а по его окончании могут быть утилизированы.

Отработанные документы с закончившимся сроком хранения нельзя просто выкинуть, выкинуть или сжечь во дворе. Для ликвидации архивов, бухгалтерской и подобной документации предусмотрен особый порядок. Его применение направлено на решение двух основных задач: предотвращение загрязнения окружающей среды отходами и разглашения информации об организации посторонним лицам. Чтобы выполнить нормы закона и сохранить конфиденциальность данных, нужно обратиться к профессиональной фирме-посреднику и выбрать один из допустимых способов утилизации.

Допустимые процедуры уничтожения документации

Утилизировать бумажные документы можно несколькими способами:

  • Шредировать — механически измельчить при помощи специальной машины (шредера). Это самый популярный на сегодняшний день вариант, который обладает существенными преимуществами. Шредирование, в частности, делает невозможным восстановление документации, измельчает бумагу с высокой скоростью и обходится недорого. Устройство для измельчения бумаги также имеет сравнительно небольшую цену и легко справляется с большим объемом документации.
  • Сжечь — второй по частоте применения и основной на протяжении долгого времени вариант. Сжигание походит для утилизации существенных объемов бумаги за раз и дает полную гарантию того, что документацию невозможно будет восстановить. Популярность способа снижается из-за нескольких его недостатков. Это необходимость наличия собственной котельной или другой утилизационной площадки, использования высокотемпературных печей, чтобы отдельные (к примеру, ламинированные) части документов не уцелели, а также неэкологичность процедуры.
  • Закопать в землю — самый дешевый, простой, но ненадежный способ. Он подходит для физлиц или фирм с небольшой капитализацией, не требует использования какого-либо оборудования. Основным недостатком закапывания является риск извлечения документации с важными данными, включая раскапывание по инициативе государственных органов.
  • Обработать специальными химическими составами. Химическая обработка предполагает переработку бумаг в однородную массу с использованием химикатов и воды, является самой дорогостоящей процедурой из всех. Это самый надежный метод, если нужно уничтожить секретные и конфиденциальные документы. Он используется, в основном, госорганами и крупными компаниями. Может выступать как дополнительный этап после шредирования.

Допускается также утопление и промышленное прессование бумажной документации, но эти способы мало пространены.

Утилизационное оборудование

Самым распространенным аппаратом для уничтожения документов является шредер, или по-другому — измельчитель бумаги. Он бывает нескольких видов:

  • персональный (для измельчения одиночных листов бумаги и документов, подходит для установки в кабинете или дома);
  • офисный (для использования сотрудниками компании, с увеличенной производительностью, надежностью и возможностями измельчения; способен уничтожить даже листы с пластиковыми включениями и металлическими скобами);
  • архивный (для офисов крупных фирм, самый мощный в своем классе; характеризуется высокой надежностью, измельчает большинство материалов, используемых для составления документации: металл, пластик, папки и т. п.);
  • промышленный (для переработки и утилизации бумаг в существенных количествах, массового уничтожения бумажных отходов и бытового мусора; используется компаниями, профилирующимися на утилизации, как часть инфраструктуры или мобильное оборудование для выездной ликвидации).

Помимо основного деления, шредеры различаются и по другим критериям:

  • уровню секретности — 1-го уровня (общедоступные документы, разрез на полосы 12 мм шириной), 2-го уровня (служебная документация, полосы шириной 6 мм), 3-го уровня (важные документы, полосы до 2 мм шириной, возможен поперечный разрез), 4-го уровня (бумаги с закрытой и секретной информацией, разрез до 2 мм вдоль и 15 мм поперек), 5-го уровня (сверхсекретные документы, 0,8 мм вдоль и до 13 мм поперек);
  • типу резки — продольная (1–3 уровни секретности), поперечная (4–5 уровни секретности).

Стоимость оборудования зависит от показателей ее производительности. Самые дешевые персональные шредеры обойдутся в сумму до 40 тысяч рублей, а промышленные будут стоить 400–500 тысяч.

Порядок утилизации

Согласно действующим нормативам, уничтожение архивной и отработанной офисной документации проходит в несколько этапов:

  • Шаг 1. Подготовка к непосредственному уничтожению документов.

На подготовительном этапе собственник документации должен определить ее формальную ценность посредством проведения экспертизы и отделить документы с истекшим сроком хранения от общей массы. Экспертная комиссия проводит заседание с составлением повестки дня и закрепляет принятые решения в протоколе.

  • Шаг 2. Оформление акта про ликвидацию бумаг («О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению») под подписью руководителя юрлица.

В акте прописывается вся информация об уничтожаемых документах (их общее количество, сроки осуществления делопроизводства, номера дел по описи, принадлежность к той или иной группе документации). Обязательно отмечается подтверждение возможности утилизации со стороны экспертной группы.

  • Шаг 3. Получение разрешения на утилизацию от уполномоченных государственных органов с предъявлением им результатов экспертизы и составленного ранее акта.
  • Шаг 4. Непосредственно уничтожение документации.

Для утилизации бумага передается уполномоченной на это фирме с оформлением приемо-сдаточной накладной и акта про проведение утилизации.

Обращаем внимание, что уничтожить можно только документацию временного хранения по прошествии установленного для нее пяти- или десятилетнего срока. Это, например, приказы об отпусках и командировках, путевые листы, акты о приеме-передаче выполненных работ, договоры с другими компаниями, документы налогового и бухучета.

Бумаги, которые по закону № 125-ФЗ причисляются к документам регулярного хранения сроком от 75-ти лет, необходимо систематизировать и передать на сохранение в местные или федеральные архивы. Такой документацией, в частности, считаются список приказов и сами приказы по основному виду деятельности юрлица, штатные расписания и организационная структура юрлица, акты про ликвидацию и потерю документов, прайсы и тарифы на товары/услуги, годовые планы, сметы, отчеты и балансы, учредительные документы, реестры акционеров и др.

Услуга уничтожения документов

Непосредственная утилизация бумажной документации осуществляется специализированными предприятиями или организацией-собственником самостоятельно. Воспользоваться сторонними услугами выгодно в случае, если в компании не ведется большой документооборот и покупка собственного шредера экономически не выгодна. Или же, наоборот, если документов накапливается много и уничтожение их на офисных шредерах нецелесообразно.

Предприятия, которые специализируются на утилизации отработанных бумаг, работают по двум схемам. Первая — измельчение документов в собственных оборудованных помещениях, вторая — выезд в офис заказчика с мобильным шредером (грузовым автомобилем, который оборудован измельчителем бумаги и по строению похож на мусороуборочную машину). Для мобильного шредера характерна высокая производительность, он способен переработать до 2 тонн бумаги в течение часа.

В целом, набор утилизационных услуг включает:

  • подачу мобильного шредера или грузового автомобиля;
  • перенос грузчиками уничтожаемой бумаги;
  • непосредственную переработку документов с обязательным присутствием представителя организации-заказчика;
  • транспортировку отходов;
  • составление акта про проведение утилизации.

Все названные действия изначально включаются в стоимость уничтожения документов. Если необходимость в каких-либо из них отпадает (к примеру, заказчик использует личный транспорт и грузчиков), итоговая цена уменьшается.

На стоимость профессиональной утилизации также влияет объем бумажной массы, секретность и условия работы. Средняя цена для 1 кг бумаги — 16–18 рублей. Заказать такую услугу можно в компании MAK Group.

Если документы уничтожаются самостоятельно

Утилизация отработанной документации может быть произведена самим собственником. Закон допускает такое решение с составлением соответствующих актов и соблюдением нормативных требований.

Для офисного уничтожения удобнее всего использовать шредеры. Они быстро и качественно измельчат ненужные документы, сэкономив время на обращение к посреднику и средства на сторонние услуги.

Есть в самостоятельном измельчении одни важный нюанс — в компании остается большой объем разрезанной бумаги, от которой тоже нужно каким-то образом избавиться. Выбрасывать и сжигать бумажные отходы не рекомендуется. Это негативно сказывается на окружающей среде и лишает компанию небольшого дополнительного заработка. Выгоднее всего сдавать накопленные отходы в пункты приема вторичного сырья, где они поддадутся переработке и будут снова пущены в производство.

Вывоз вторсырья

с 7:00 — 20:00,
с понедельника по субботу.

Приём вторсырья

круглосуточно, семь дней в неделю.

Адрес

Москва, ул. Зеленоградская, дом 8 стр. 1

По договоренности возможен вывоз в праздничные дни и воскресенье.