Отработанные документы с закончившимся сроком хранения нельзя просто выкинуть, выкинуть или сжечь во дворе. Для ликвидации архивов, бухгалтерской и подобной документации предусмотрен особый порядок. Его применение направлено на решение двух основных задач: предотвращение загрязнения окружающей среды отходами и разглашения информации об организации посторонним лицам. Чтобы выполнить нормы закона и сохранить конфиденциальность данных, нужно обратиться к профессиональной фирме-посреднику и выбрать один из допустимых способов утилизации.
Утилизировать бумажные документы можно несколькими способами:
Допускается также утопление и промышленное прессование бумажной документации, но эти способы мало пространены.
Самым распространенным аппаратом для уничтожения документов является шредер, или по-другому — измельчитель бумаги. Он бывает нескольких видов:
Помимо основного деления, шредеры различаются и по другим критериям:
Стоимость оборудования зависит от показателей ее производительности. Самые дешевые персональные шредеры обойдутся в сумму до 40 тысяч рублей, а промышленные будут стоить 400–500 тысяч.
Согласно действующим нормативам, уничтожение архивной и отработанной офисной документации проходит в несколько этапов:
На подготовительном этапе собственник документации должен определить ее формальную ценность посредством проведения экспертизы и отделить документы с истекшим сроком хранения от общей массы. Экспертная комиссия проводит заседание с составлением повестки дня и закрепляет принятые решения в протоколе.
В акте прописывается вся информация об уничтожаемых документах (их общее количество, сроки осуществления делопроизводства, номера дел по описи, принадлежность к той или иной группе документации). Обязательно отмечается подтверждение возможности утилизации со стороны экспертной группы.
Для утилизации бумага передается уполномоченной на это фирме с оформлением приемо-сдаточной накладной и акта про проведение утилизации.
Обращаем внимание, что уничтожить можно только документацию временного хранения по прошествии установленного для нее пяти- или десятилетнего срока. Это, например, приказы об отпусках и командировках, путевые листы, акты о приеме-передаче выполненных работ, договоры с другими компаниями, документы налогового и бухучета.
Бумаги, которые по закону № 125-ФЗ причисляются к документам регулярного хранения сроком от 75-ти лет, необходимо систематизировать и передать на сохранение в местные или федеральные архивы. Такой документацией, в частности, считаются список приказов и сами приказы по основному виду деятельности юрлица, штатные расписания и организационная структура юрлица, акты про ликвидацию и потерю документов, прайсы и тарифы на товары/услуги, годовые планы, сметы, отчеты и балансы, учредительные документы, реестры акционеров и др.
Непосредственная утилизация бумажной документации осуществляется специализированными предприятиями или организацией-собственником самостоятельно. Воспользоваться сторонними услугами выгодно в случае, если в компании не ведется большой документооборот и покупка собственного шредера экономически не выгодна. Или же, наоборот, если документов накапливается много и уничтожение их на офисных шредерах нецелесообразно.
Предприятия, которые специализируются на утилизации отработанных бумаг, работают по двум схемам. Первая — измельчение документов в собственных оборудованных помещениях, вторая — выезд в офис заказчика с мобильным шредером (грузовым автомобилем, который оборудован измельчителем бумаги и по строению похож на мусороуборочную машину). Для мобильного шредера характерна высокая производительность, он способен переработать до 2 тонн бумаги в течение часа.
В целом, набор утилизационных услуг включает:
Все названные действия изначально включаются в стоимость уничтожения документов. Если необходимость в каких-либо из них отпадает (к примеру, заказчик использует личный транспорт и грузчиков), итоговая цена уменьшается.
На стоимость профессиональной утилизации также влияет объем бумажной массы, секретность и условия работы. Средняя цена для 1 кг бумаги — 16–18 рублей. Заказать такую услугу можно в компании MAK Group.
Утилизация отработанной документации может быть произведена самим собственником. Закон допускает такое решение с составлением соответствующих актов и соблюдением нормативных требований.
Для офисного уничтожения удобнее всего использовать шредеры. Они быстро и качественно измельчат ненужные документы, сэкономив время на обращение к посреднику и средства на сторонние услуги.
Есть в самостоятельном измельчении одни важный нюанс — в компании остается большой объем разрезанной бумаги, от которой тоже нужно каким-то образом избавиться. Выбрасывать и сжигать бумажные отходы не рекомендуется. Это негативно сказывается на окружающей среде и лишает компанию небольшого дополнительного заработка. Выгоднее всего сдавать накопленные отходы в пункты приема вторичного сырья, где они поддадутся переработке и будут снова пущены в производство.
